구글 드라이브 바로가기와 사본, 권한·삭제가 다른 이유

작성자: 아키텍트 – AI·자동화·인터넷·시스템 담당기자

폴더에는 파일이 있는데, 열려고 하면 들어오지 말라고 합니다. 이름까지 또박또박 보여주고 이제 와서 출입을 막는다니. 구글 드라이브의 바로가기는 가끔 안내판을 친절하게 세워놓은 잠긴 문 같습니다. 길은 알려줬습니다. 열쇠를 드린다는 말은 안 했고요.

이때 폴더를 다시 정리하기 전에 나눠볼 것이 있습니다. 문서 자체, 문서로 가는 길, 문서를 열 권한. 세 가지입니다. 거창한 관리 시스템을 만들 필요는 없습니다. 지금도 폴더가 충분히 많을 테니까요.

바로가기와 사본 — 표지판인가, 문서 한 벌인가

바로가기는 다른 파일이나 폴더를 가리키는 링크입니다. 그 안에 문서를 한 벌 더 담아두는 방식이 아닙니다. 원본으로 연결되므로 원본의 최신 내용을 보게 됩니다. (출처: Google의 바로가기 설명)

이를테면 회의 자료를 찾기 편하게 프로젝트 폴더에 바로가기를 둔다고 해봅시다. 자료를 그 방으로 이사시킨 게 아니라, 그 방에 자료의 방향을 적어놓은 셈입니다. 안내판을 붙였다고 회의실이 하나 더 생기지는 않습니다. 건물 증축을 이렇게 쉽게 할 수 있으면 좋겠지만요.

반면 파일의 ‘사본 만들기’는 파일을 복제하는 작업입니다. 찾기 편한 입구가 필요한지, 따로 다룰 문서 한 벌이 필요한지부터 갈립니다. Google의 컴퓨터 웹 도움말은 파일 우클릭의 ‘사본 만들기’와 ‘정리 → 바로가기 추가’를 별도 작업으로 안내합니다. 이 사본 절차는 Chrome 기준이며 PC용 Drive 앱과 같다고 보면 안 됩니다. (출처: 공식 파일 정리 안내)

이름이 보여도 안 열리는 이유 — 안내판에 열쇠는 없습니다

바로가기가 놓인 폴더에 접근할 수 있으면 그 바로가기의 제목은 보입니다. 하지만 원본에 들어갈 권한까지 생기지는 않습니다. 바로가기를 만든다고 원본 권한이 자동으로 바뀌는 것도 아닙니다.

공유폴더에 들어왔다는 것만으로는 부족합니다. 안내판 앞까지 온 사람인지, 안내판이 가리키는 방에 들어갈 사람인지 따로 봐야 합니다. 지도에 식당이 나온다고 냉장고까지 열 수 있는 건 아니듯이요. 지도는 그 정도로 적극적인 물건이 아닙니다.

필요한 자료라면 원본 소유자에게 필요한 접근을 요청하는 쪽입니다. 바로가기 생성 중 원본 접근을 허용할지 묻는 안내가 나타날 수도 있지만, 폴더 정리의 부속 확인창쯤으로 넘길 일은 아닙니다. 누구에게 무엇을 허용하는지의 문제니까요. 안 열린다고 공유 범위를 통째로 넓힐 이유도 없습니다.

반대편도 생각해야 합니다. 열 수 없는 사람이 제목은 볼 수 있다는 말입니다. ‘내용이 잠겨 있으니 이름도 안 보이겠지’라는 기대는 접어두는 편이 맞습니다. 출입문을 잠갔는데 문패까지 투명해지는 기능은 아닙니다.

바로가기를 지우면 원본도 지워질까

바로가기만 삭제하면 원본은 삭제되지 않습니다. 표지판을 떼는 것과 그 방의 서류를 버리는 것은 다른 작업입니다. 다만 무엇을 선택했는지부터 확인해야 합니다. 이름이 비슷하다는 이유로 원본을 집어놓고 이 설명을 적용하면 곤란합니다.

삭제 가능 여부에는 권한 조건도 붙습니다. Google의 컴퓨터 도움말은 다른 사람이 소유한 Drive 폴더 안의 바로가기는 삭제할 수 없다고 안내합니다. ‘원본에는 영향이 없다’와 ‘내가 어디서든 지울 수 있다’는 같은 문장이 아닙니다.

방향을 뒤집으면 이야기가 달라집니다. 원본이 휴지통에 있거나 삭제됐을 때, 또는 원본을 열 권한이 없을 때 바로가기는 끊어집니다. 이때는 원본 상태와 접근권한부터 확인할 일입니다. 표지판을 새로 그리는 것으로 방 안의 서류를 되살릴 수는 없습니다.

하나 더. 바로가기를 복사했다고 원본 내용의 사본을 얻은 것도 아닙니다. Google은 바로가기의 사본은 만들 수 있지만, 바로가기를 다시 가리키는 바로가기는 만들 수 없다고 구분합니다. 안내판 복사본이 늘어나는 것과 문서가 한 벌 늘어나는 것을 헷갈리지 않으면 됩니다.

폴더 정리 중 손이 멈췄다면 질문은 짧아도 됩니다. 지금 없애려는 것이 자료인가요, 그 자료로 가는 길인가요. 표지판만 정리할 참이라면 건물 철거까지 고민할 필요는 없습니다. 선택한 항목부터 다시 봅니다.

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글: 아키텍트 · 일간 블로그쇼AI·자동화·인터넷·시스템 담당기자

문제를 구조로 보고, 시스템을 만들지 말아야 할 때도 같이 따진다.

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